Prestataire de communication

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

INDRI, l’Initiative pour le Développement, la Restauration écologique et l’Innovation mobilise les acteurs de Madagascar pour un changement systémique dans les paysages urbains, terrestres et côtiers.

En faisant converger les énergies existantes, INDRI souhaite aider le pays à devenir une nation leader de l’économie verte et bleue. Le but est d’accélérer l’émergence sans sacrifier l’environnement, et de montrer qu’au contraire une mobilisation multi-acteurs pour la gestion du capital naturel peut permettre un bond en avant.

En tant que “think-and-do-tank”, INDRI s’appuie sur une méthode inédite de réflexion, de génération d’idées et de collaboration entre des initiatives privées et publiques. Sur chacun des grands défis abordés, l’approche d’INDRI consiste à mobiliser et appuyer les acteurs existants (autorités, secteur privé, ONG, société ́ civile, bailleurs de fonds).

Dans ce sens, la mise en place d’une bonne stratégie de communication et des meilleurs outils de visibilité s’avère indispensable. Pour y parvenir, INDRI souhaite recruter un prestataire externe pour les travaux de communication, créations graphiques, photos, vidéos, site web, etc.

OBJECTIFS ET MODALITÉS ET DURÉE DU CONTRAT

L’objectif général de la mission demandé au prestataire est d’appuyer INDRI dans ses actions de communications. Le contrat sera établi avec le prestataire sélectionné pour une durée d’un an renouvelable.

Ce contrat de prestation fonctionnera suivant ces modalités : 

  1. INDRI partage à travers ce TDR, toutes les prestations de communication qui pourraient être demandées au prestataire sur la durée du contrat. 
  2. À travers la réponse à cet appel d’offre, les prestataires potentiels fournissent tous les éléments permettant de justifier leur capacité à réaliser ces prestations, ainsi que les offres financières  correspondantes.
  3. Pendant toute la durée du contrat, les prestations seront établies sur commande et suivant le coût défini dans l’offre émise par le prestataire.
  4. Ainsi, INDRI ne s’engage pas à l’avance sur tout ou partie des prestations listées ci-dessous, mais pourra faire appel au prestataire en fonction de ces besoins.
  5. Les prestations seront réglées par INDRI en Ariary, après réception et validation des livrables.

 DÉTAILS DE LA PRESTATION ET LIVRABLES ATTENDUS

Le prestataire pourra être mobilisé pour effectuer les tâches suivantes : 

Travaux de graphisme et de mise en page 

  • Création graphiques destinées à des supports de communication physiques : flyers, affiches, cartes de visite, bannières, kakemono, x-banner, plaquettes…
  • Création et mise à jour de logos
  • Création de templates Word, PowerPoint, Google Doc, Google Slides etc. suivant l’identité visuelle d’INDRI
  • Mise en page de documents (Word, PowerPoint, Google Doc, Google Slides etc.) suivant l’identité visuelle d’INDRI
  • Mise en page de publications pour édition en format papier / numérique
  • Créations d’infographies, illustrations, schémas, visuels d’information / sensibilisation / vulgarisation

Identité visuelle

  • Mise à jour de l’identité visuelle d’INDRI
  • Élaboration de l’identité visuelle de nouveaux projets
  • Mise à jour de la charte graphique

Stratégies de communication 

  • Audit des stratégies de communication existante 
  • Participer à l’élaboration / la révision des stratégies de communication (plan de communication général d’INDRI et plans de communication spécifiques à chaque projet) 

Travaux d’impression 

  • Impression de supports de communication (affiches, roll up, flyers, bâches…)

Relations médias

  • Conseils en relations médias

Photographie

  • Couverture photo d’événements, de réunions
  • Portraits des membres de l’équipe ou de partenaires
  • Reportage photo sur terrain pour couvrir un sujet spécifique 
  • Photos aériennes 

Vidéo 

  • Réalisation de vidéos présentant l’organisation dans son ensemble ou un projet spécifique (filmage, montage, post production) 
  • Réalisation d’interviews de l’équipe ou de nos partenaires 
  • Réalisation de reportages vidéo sur terrain pour couvrir un sujet spécifique 

Site internet 

  • Appui pour la mise à jour et la maintenance du site internet (résolution des bugs…)
  • Mise en page de contenu (pages, articles, menus…)
  • Refonte du site web

Formations

  • Formation de l’équipe INDRI sur les différents domaines de la communication (stratégies de communication, réseaux sociaux…)
  • Formations sur des outils spécifiques : InDesign, Illustrator, Photoshop, WordPress

→ La réalisation potentielle de chacune de ces prestations fera l’objet d’un livrable et d’une facturation.

 QUALIFICATION ET PROFIL DU PRESTATAIRE

Le prestataire devra être une agence de communication disposant d’une représentation locale, des qualifications requises pour effectuer les tâches listées dans la partie II de ce TDR, avec des références nationales et/ou internationales. 

Le prestataire doit disposer, en appui à ses expériences :

  • des ressources humaines qualifiées pour chaque type d’activité,
  • des équipements techniques appropriés pour ce genre de travail.

Il est recommandé, en outre, que le prestataire puisse avoir une bonne connaissance des défis et des enjeux dans le cadre de la communication institutionnelle, et notamment pour une ONG œuvrant dans le domaine de l’environnement et du développement durable à Madagascar.

 EXIGENCES RSE

Par souci de cohérence avec la mission et les valeurs de notre organisation, nous souhaitons, dans la mesure du possible, que nos prestataires soient engagés dans une approche RSE, et orientent leurs activités suivant une éthique sociale et environnementale. Voici une proposition des critères éthiques recherchés pour le choix de nos prestataires : 

  • Réduction des impacts environnementaux liés aux activités de l’organisation (transports, déchets, consommation énergétique…).
  • Bien-être au travail des employés.
  • Lutte contre les inégalités liées au genre ou à l’origine.
  • Engagement d’au moins une partie des activités sur des projets à visée environnementale ou sociale.
  • Refus de promouvoir des structures / initiatives dont les objectifs principaux ont un impact social ou environnemental négatif.

L’agence soumissionnaire apportera toutes les informations susceptibles de répondre à ces exigences RSE.

 DOCUMENTS À INCLURE DANS LA SOUMISSION DE LA PROPOSITION

Les dossiers de candidature doivent être composés :

D’un dossier administratif comprenant :

  • la carte statistique
  • la carte NIF à jour

D’une offre technique comprenant :

  • une liste du personnel affecté à la mission ainsi que leurs CVs
  • une présentation de l’approche organisationnelle, la méthodologie et l’expérience du prestataire en matière de communication (selon le détail de la prestation, cf. II).
  • 3 références de clients pour lesquels le prestataire a travaillé 

D’une offre financière comprenant :

La proposition financière renseigne, dans la mesure du possible, un montant en Ariary pour chaque activité, ou à défaut une fourchette de prix.

EVALUATION

Les dossiers seront évalués comme suit :

La notation de l’offre technique, sur 10 points, s’effectuera en prenant en compte les critères suivants :

  1. Années d’expériences.
  2. Qualité des prestations déjà réalisées (évaluées sur la base des documents fournis).
  3. Expérience spécifique sur chaque prestation demandée.
  4. Personnel proposé et leurs expertises.
  5. Matériel mobilisé .
  6. Démarche RSE.
  7. Vérification des références

La notation de l’offre financière, sur 7 points, s’effectuera en considérant la compétitivité de chaque offre par rapport à la moyenne des prix pratiqués.

Analyse cumulative : le contrat sera attribué au cabinet dont l’offre aura reçu la note la plus élevée.

REMISE DES OFFRES 

Les offres soumises devront êtres présentés en 2 fichiers distincts :

  • Fichier 1 : dossier administratif et offre technique
  • Fichier 2 : offre financière

Les offres seront à envoyer avant le 24 septembre 2021 à 17 heures à l’adresse mail suivante : info@indri.solutions. Le mail doit avoir pour objet “Offre – Agence de communication”.

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